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VISIDOCS

¿Cómo se asegura que solo operen quienes realmente cumplen?

VISIDOCS es un sistema de prevención de riesgos operativos basado en cumplimiento legal verificable, que controla quién puede ingresar, ejecutar tareas o movilizarse dentro de su operación.

Manejo estratégico de la información de sus Contratistas y Proveedores

¿Es un software de gestión documental?

No. Es un sistema de habilitación operativa que funciona estandarizando, validando y bloqueando automáticamente.

VISIDOCS transforma documentos en decisiones.

Cada requisito (legal, técnico o de seguridad) se convierte en una condición obligatoria que debe cumplirse antes de autorizar cualquier acceso, actividad o movimiento dentro de su operación.

Si no cumple, no opera.

Parametrización

1. Defina los requisitos

Establezca qué documentos y condiciones son obligatorios según tipo de persona, vehículo, equipo o actividad.

Cada empresa parametriza a la medida los Tipos, Documentos, Periodicidades, Controles, Empresas, Activos o Procesos de sus contratistas, y genera la cantidad de logins requeridos para sus contratistas para que a su vez, estos alimenten en línea, consulten y actualicen su información.

Alimentación

2. Los terceros cargan la información

Contratistas y proveedores gestionan su documentación de forma autónoma, 24/7, desde la plataforma.

Los terceros o contratistas pueden seguir utilizando su link para entrar por cualquier dispositivo vía web y subir los documentos solicitados, cumpliendo perfiles y parámetros asignados. La interfaz gráfica del sistema permite fácil acceso y total autogestión por parte de los contratistas.

Validación

3. El sistema valida

Cada documento es revisado, aprobado o rechazado con criterios claros y trazables.

Módulo central de la solución que almacena todos los documentos de acceso de contratistas. Permite vincular maestros mayores como Terceros (Contratistas), Empleados y Activos, mediante clasificaciones que contienen los documentos a solicitar a cada entidad o recurso.

Comunicaciones

4. VISIDOCS decide

Solo quienes cumplen quedan habilitados. El sistema bloquea automáticamente accesos o tareas cuando detecta incumplimientos.

Notificaciones internas del sistema y correos salientes parametrizables que permiten informar a los contratistas sobre documentos faltantes, o solicitar en tiempo real a funcionarios encargados en la empresa, que existen documentos pendientes por subir, validar o aprobar.

Información

5. Usted opera con certeza

Cada acceso, actividad o movimiento ocurre con respaldo documental validado en tiempo real.

Análisis de información en línea mediante informes, reportes dinámicos y Tablero de Control integral. Permite analizar la situación actual de los contratistas, sus respectivos recursos y procesos, además indicadores gráficos de aprobación de Terceros y documentos con Drill Down.

Capacidades Clave

¿Qué hace esto posible en el día a día?

Habilitación previa automática

Nada ocurre sin cumplimiento validado. El control es antes, no después.

Validación clara y auditable

Revise documentos con precisión, apruebe o rechace con evidencia y motivos.

Trazabilidad total

Sepa quién validó, qué documento, cuándo y bajo qué criterio.

Trabajador soldadura industrial - fxquadro@freepik

Alertas preventivas

Anticípese a vencimientos antes de que se conviertan en riesgos operativos o legales.

Autogestión de terceros

Reduzca la carga administrativa. Cada proveedor gestiona su propia documentación.

Visibilidad y Control

VISIDOCS funciona como una torre de control que le permite monitorear el cumplimiento de personas, vehículos y equipos desde un solo lugar.

¿Puede ver el estado real de su operación en cualquier momento?

Sí. En tiempo real y con nivel de detalle.

Indicadores en tiempo real

Visualice cumplimiento, vencimientos y pendientes de forma inmediata.

Análisis detallado

Profundice en cada caso con información clara y segmentada.

Reportes accionables

Genere evidencia para auditorías, control interno o toma de decisiones.

Operación en Campo

¿Qué pasa en porterías, básculas o puntos de control?

El control ocurre en el momento y desde cualquier dispositivo.

El personal en campo puede verificar habilitaciones en tiempo real desde dispositivos móviles, reduciendo tiempos de espera, errores humanos y validaciones subjetivas.

Preguntas frecuentes sobre riesgos operativos y control documental

¿Va a seguir confiando en controles que no puede demostrar?

VISIDOCS convierte el cumplimiento en una barrera preventiva que protege su operación antes de que el riesgo se materialice.

No siempre quien debería. El ingreso de contratistas o visitantes sin documentación completa, vigente o validada expone a la empresa a sanciones y fallas de control desde el primer punto de acceso. VISIDOCS valida previamente el cumplimiento documental y permite habilitar ingresos únicamente cuando los requisitos han sido aprobados.

Si depende de revisiones manuales, no. Actividades iniciadas sin certificados, permisos o capacitaciones vigentes generan incumplimientos que afectan la operación, la reputación y la responsabilidad contractual. VISIDOCS convierte el cumplimiento en una condición obligatoria antes de autorizar una operación.

Si no puede demostrarlo en tiempo real, el riesgo ya existe. Operadores sin certificación vigente o equipos sin inspección actualizada pueden participar en maniobras de alto impacto sin que la empresa lo detecte a tiempo. La plataforma permite validar documentación técnica y habilitaciones antes de ejecutar actividades críticas de elevación y carga.

Menos de lo que parece. Conductores con licencias vencidas, vehículos sin documentación completa o transportadoras sin validación previa pueden generar incidentes, sanciones y retrasos operativos. VISIDOCS centraliza la validación documental de movilidad antes de autorizar ingresos, cargues o despachos.

Los incumplimientos dejan de ser excepciones y se vuelven inevitables. La falta de trazabilidad, las validaciones subjetivas y los controles dispersos dificultan responder ante auditorías, prevenir incidentes o demostrar cumplimiento previo. El problema no es que el riesgo exista. Es no tener cómo demostrar que fue controlado antes.

La operación deja de depender de revisiones manuales y comienza a funcionar con criterios estandarizados de cumplimiento. Con VISIDOCS, las empresas pasan de:

  • ​
    • Validaciones tardías → habilitación automática basada en cumplimiento real  
    • Incertidumbre operativa → visibilidad en tiempo real
    • Reacción ante auditorías → trazabilidad inmediata  
    • Sobrecarga administrativa → autogestión de terceros
    • Riesgos invisibles → prevención activa antes del incidente​

    Porque no se limita a almacenar archivos.

    VISIDOCS convierte el cumplimiento documental en una barrera preventiva que puede bloquear accesos, operaciones o tareas cuando detecta incumplimientos, dejando además evidencia auditable en tiempo real.

    Puede demostrar quién fue habilitado, bajo qué requisitos, quién validó cada documento y en qué momento se autorizó la operación. Toda la trazabilidad queda centralizada y disponible para auditorías, investigaciones o controles internos.

    Vea cómo funciona en su operación

    ¿Quiere seguir revisando documentos… o empezar a controlar su operación?

    VISIDOCS convierte el cumplimiento en una condición operativa verificable, eliminando la incertidumbre y reduciendo la exposición al riesgo.

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